Business Email 是在正式场合中用于传递信息和进行交流的一种电子Email形式，广泛应用于职场和商业沟通中。

在Coop的申请工作、以及后续的工作中，Business Email也会被大量运用。它在以下几个方面有关键作用：

• 感谢Email：感谢Email展示了Coop学生的职业素养，表达对面试机会的感激，并可以重申对职位的兴趣。
• 连系推建人：在求职过程中，Coop学生可能需要连系推建人，并通过商务Email请求推建信。
• 推迟接受Coop Offer的Deadline：当Coop学生被要求在很短的时间内回应Offer，同时又在等待别的公司的Offer时，可以通过Business Email沟通Offer内容，合理地请求延迟Offer决定日期。

同时，在申请 UBC Arts COOP 计划时，需要写一个writing activity，而这个部分也属于Business Communication Email类别的书写。申请者通常需要通过写作表现出自己具备良好的书面沟通能力，书写中展示出自己的职业素养和清晰表达的能力。

Business Email撰写焦虑

在写Business Email时，许多Coop学生会感到焦虑，尤其是进入职场前或刚开始进入职场时。这种焦虑感通常源于以下几个方面：

• 语气和措辞：担心Email中的语气是否合适，是否显得过于正式或不够专业。对于Coop学生来说，很难把握与同事或上司的沟通风格，担心Email太过随意或显得生硬。
• 表达清晰性：许多Coop学生害怕自己表达不清，担心Email内容会被误解或无法传达关键信息，尤其是在涉及复杂或敏感话题时（比如说延迟工作Offer决定日期）。
• Email影响力：担心Email的内容或表达方式会影响自己的职业形象，或者担心Email会影响到他人对自己的看法，特别是在跟HR沟通的过程中，担心影响自己的Offer发放。
• 回复的速度与内容：不确定是否应该立即回复Email或如何回应，特别是在面临跟获取工作Offer相关的问题时，担心回复不及时或内容不充分会影响他人对自己的评价。

Business Email类型

1.负面Email (Negative Emails)：

用于传达不利消息，如拒绝工作申请、取消会议或通知延迟。这类Email需要谨慎措辞，以确保传达消息时仍保持专业和礼貌。

2.中性Email (Neutral Emails)：

这种Email通常用于提供信息、询问情况或进行日常沟通，内容不带情感色彩，主要是信息的传递。

3.正面Email (Positive Emails)：

用于传达好消息，如录用通知、项目成功、赞扬或感谢。此类Email应积极向上，体现出愉快的语气。

Negative News用途

我们今天来着重介绍一下Negative News类的Business Communication Email应该如何去书写。我们需要明确这类Email，在我们申请coop时的用途是什么。

1.拿到多个 Coop Offer 时谈判工资：

当你收到多个 Offer 时，Business Email 是用来与公司谈判薪资和福利的有效工具。在Email中，申请者可以明确表达对现有 Offer 的感激，并基于其他 Offer 提出合理的薪资调整或其他条件的协商。在这个过程中，语言需要保持礼貌、专业，并且措辞需明确，既要展示你对职位的兴趣，也要巧妙地为自己争取更好的待遇。

2.等待 Coop Offer时请求延迟目前 Offer 的截止日期：

有时申请者在等待其他机会的同时，需要请求延迟现有 Offer 的回复期限。通过 Business Email，申请者可以礼貌地向公司表达这种需求，同时清楚说明原因。通过这种方式，不仅展现出你的诚实与职业态度，还能够在不失去当前 Offer 的情况下争取更多时间。

3.与 HR 交流时避免留下不利于自己的证据：

在与 HR 进行敏感话题的讨论时（如薪资、工作条件等），Email记录往往具有法律效力。使用 Business Email 时，必须谨慎选择措辞，避免使用任何可能被误解或将来被用作不利证据的措辞。这意味着在Email中要尽量保持中立和专业，避免使用带有情绪色彩或含糊不清的语言。使用清晰、具体的表述可以减少误解的可能性，并保护自己的权益。

例如，在讨论薪资或工作条件时，尽量用数据和事实来支撑你的请求，而不是依赖个人感受或主观判断。

Negative News Email写作规范

在了解了Negative News Email的用途后，我们来讲讲这类型的Email应该怎么写。

1.清晰明了（Concise）：

确保Email简洁明了，避免冗长的表达和无关的内容。直接切入主题，使信息清晰易懂。

这边我们举个例子：

冗杂繁琐的句子：I hope this message finds you well and that you’re having a great week so far. I wanted to reach out to express my gratitude for the offer you provided. It truly means a lot to me. However, I find myself in a situation where I need a bit more time to evaluate my options. Therefore, I would like to kindly request an extension on the deadline for my offer. I understand if that’s not possible, but I would greatly appreciate your consideration.

简洁明了的句子：I would like to request an extension on the deadline for my offer. Thank you for considering my request.

善用ABC结构写Email：

A – Abstract（摘要）：

• 清晰简明的说明Email目的
• 大致说明Email内容有什么

B – Body（主体）：

• 支持论点，解释说明主题，需要把蕞强的点放在开头
• 坦率地陈述任何Negative News，做到清晰明了
• 如需要更详细的解释，需要提供附件

C – Conclusion（总结）：

• 明确说明下一步应该采取什么步骤，情况将会如何被处理
• 再次采取努力，获得收件人的认可以及配合。

通过规范有效的写作逻辑，恒思教育帮助大量的UBC学生成功获取Coop资格，获得Coop工作，争取到了蕞大的工作利益，并且顺利进入职场，开启自己的优质的职场生涯。